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事務作業に追われるピアノ教室経営者→エニママにまるっとアウトソース。レッスンに集中できるように!

事務作業に追われるピアノ教室経営者→エニママにまるっとアウトソース。レッスンに集中できるように!

個人事業主としてビジネスをはじめる経営者の多くは、バックオフィスや営業、顧客対応といった業務を自分一人でこなしています。

はじめのうちは一人でなんとかこなせていても、ビジネスの規模が大きくなってくると、「付帯業務で手いっぱい」「本業がおろそかになっている」といった事態におちいりがち。

今回ご紹介するクライアント様は、まさにこのようなお悩みを抱えていらっしゃいました。

生徒60人のピアノ教室をひとりで運営、付帯業務がキャパシティを圧迫

ピアノ教室を運営する、個人事業主のM様。エニママをすでにご利用いただいているご友人からのご紹介で、ご連絡をいただきました。

M様が主催するピアノ教室の生徒数は60人。たくさんの生徒さんを抱えながら、レッスンだけでなく月謝の集金、日々の事務作業、はては確定申告といった付帯業務を含め、すべての業務をお一人で対応されていらっしゃるとのこと。

「事務作業でキャパシティが圧迫されており、”音楽をとおして、生徒さんの生きる力を伸ばすお手伝いをする”という、本当に取り組みたいことに着手できていない。非コア業務を手放し、音楽に関することのみに自分のリソースを割ける状態にしたい。」

というM様のご要望をうけ、業務の効率化をお手伝いさせていただくことになりました。

ヒアリングの結果、「60人ぶんの月謝管理」が特に、時間面・精神面ともにM様のリソースを大きく奪っていることが判明。

生徒さん一人ひとりに月謝袋を配布し、現金で集金する…という方法を採用しており、管理そのものに膨大な時間を費やしていました。さらに、月謝関連の業務に時間がかかることでコア業務にじゅうぶんな時間を割けず、そのことが精神的なストレスになる…という悪循環におちいっていたのです。

エニママが月謝管理を代行 生徒とのやりとりをLINEに集約し、現金での集金からオンライン決済に移行

M様のご負担を減らすために、エニママでは「月謝管理の代行・オンライン化」をお引き受けすることになりました。

まず、公式LINEを立ち上げて、生徒さんとやりとりする窓口を一元化することに。加えて、LINEの返信対応もエニママが代行することになりました。

また、お支払いを「月謝袋による現金集金」から「Paypalを使ったオンライン決済」に変更。生徒さんには『クレジットカードで月謝を支払えるようになる』というメリットをお伝えし、ほとんどの方からご納得をいただきました。

また、オンライン化と同時に「オンライン・デジタル化手数料」という名目で、生徒さんお一人あたり数百円ほどの月謝の値上げも実施。エニママへの業務委託とオンライン化によって発生することになった運営費をカバーできるようになったのです。

オンライン化を進めた結果、先生・生徒・エニママ全員の手間が減り、ハッピーに!

月謝管理をオンライン化し、生徒さんとのやりとりもエニママが代行するようになったことで、M様のご負担は劇的に軽減されました。

月謝管理に関連するM様の業務は、生徒さんに月謝と一緒に請求するイレギュラー項目(ノート代など)を把握し、エニママに伝えることのみに。普段あまりパソコンを使わないというM様のご負担にならないよう、月1回開催するエニママとのミーティングにて、口頭で共有いただく、という方法をとっています。

また、「月謝管理をオンライン化することで、生徒さんにご迷惑がかかるのでは」と心配なさっていたM様でしたが、ほとんどの生徒さんがスムーズにオンライン決済に移行してくださり、「月謝の支払いがラクになった」という喜びのお声もいただけるようになりました。

さらには、LINEの窓口を担当するエニママのメンバーにとっても「好きな時間に業務を行える」「時間に追われることがない」という嬉しい案件に。

M様、生徒さん、エニママメンバーと、「案件に関係する全員がハッピー」な状態をつくり出すことができたのです。

マルチタスクで疲弊→本業に集中できる状態にしたいならエニママへ!

一人、または少人数でビジネスを営む場合、一人で複数業務を兼務するという状況が発生しがちです。ご紹介したM様のように、一人ですべての業務を抱えざるを得なくなっているケースも多いのではないでしょうか。

エニママでは、クライアント様のご状況を丁寧にヒアリングして課題を整理し、仕組みを整えることで問題を解決することを大切にしています。

「業務を抱えすぎてどうすればわからない」「なにから手をつけていいかわからない」という方も、まずはお気軽にお問い合わせください。本当に大切にしたいコア業務に集中できる環境づくりを、エニママがお手伝いさせていただきます。

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