Case

エースが忙しすぎて新たな仕事を頼みづらい→気軽に頼めて属人化も解消！

今回ご紹介する事例は、SNSマーケティング支援事業を展開するベンチャーのH社様。創業から間もないものの、着実に実績を積み重ね大きく成長してきた企業様です。

多くの企業でSNSのマーケティング活用が急激に広がり、豊富な実績や確かなデータ、ノウハウを持つH社様には仕事の依頼が止まらない…という状況に。

エース社員に多くの業務が集中してしまい多忙に

優秀な社員が少数精鋭で多くの案件を担当し、自社の成長を支えてきましたが、あまりにも多忙で少しずつ仕事を断らなければならないシーンも増えてきました。特に総務・労務・経理などのバックオフィス周りの業務フローが整っておらず、スラックで五月雨式に請求書が届いたり、委託先の稼働状況が把握できておらず支払い漏れが頻発したり…。

これらのバックフィス業務を全て一人で担当していた社員は退職してしまい、後任に引き継ぐための業務フローもなく、社内は混沌とした状態に陥っていたのです。

新たな業務を社内メンバーに頼みづらくなり、滞ってしまう

しかし、そのような社内の状況でも仕事の引き合いは止まりませんでした。どうしても受注したい案件があっても、社内リソースが確保できなかったり、アサインが一部のメンバーに偏ってしまったりする状況が続きました。リソース確保に難航したために案件が滞ってしまい、事業の大きな損失になってしまうことも。

ですが、無理に引き受けてしまうと結局は社員の負担となり、離職リスクに繋がります。新たな業務を社内メンバーに頼みづらい状況は、経営側の負担にもなり、社員のリソース確保と負担の軽減・業務効率化がH社様の大きな課題となっていました。

社外にリソースを確保し社員を管理する側に→気軽に仕事を頼めるように

そこで、エニママにバックオフィスのオペレーション整備と実務担当ママのアサインを依頼。

請求・支払管理、委託先の稼働管理のためのワークフローを作成し、スプレッドシートを使用して進捗状況を可視化できるよう整備しました。誰でも使いやすいようマニュアルも作成し、実務を担当するママチームを構築。複数のママがチームで分担するため、よりスピーディな対応が可能になりました。

社外にリソース確保し、各業務の進捗を可視化したことで、H社様の社員はそれぞれの進捗確認、承認をするのみで良い状態になりました。案件が増えても付随する事務作業・処理業務の負荷が下がったことで、社内メンバーに気軽に仕事を頼めるようになりました。

事業規模の拡大に合わせてスムーズに仕事が進むように！

バックオフィスの業務整理からスタートしたH社様ですが、その後、採用、セールス（架電）、役員秘書、新規事業リサーチなど、あらゆる業務のオペレーション整備を委託いただきました。各セクションのワークフローが整うことで社員の負担は大きく下がり、優秀なエース社員頼みになってしまっていた業務も偏りなくアサインできるようになりました。

H社様からは、

「エニママさんは、どんなことでも簡単には断らず、まずは一緒に解決策を考えてくれるので心強いです」

「困ったことがあれば、とりあえずエニママさんに相談！と思っています。」

「エニママさんのことは、単なる外注先ではなくパートナーだと思っています」

といった声をいただいています。

事業の成長・拡大に伴い、細かな業務が混沌としがちです。とくに優秀なエース社員のスキル頼みで乗り越えてきたような部分はだんだんと維持できなくなってきます。事業の成長が社員の負担にならないように、早めのタイミングで社内オペレーションを整えておくことをおすすめします。

オペレーション整備の重要性を感じつつも、社内にノウハウがない、リソースがない、といった理由で後回しにしてしまっている企業様はぜひエニママの活用をご検討ください。

取材・記事執筆：AnyMaMa　朝本麻衣子
デザイン：under→stand CREATIVE　原井洋徳