Case

プロジェクトを抱えすぎタスクが抜けもれる経営者→週１時間の整理と適度なプレッシャーで、不本意な事業停滞が解消

複数のプロジェクトを抱える経営者や責任者はその全てを細かく把握することが困難です。しかし、経営者、責任者としての判断を求められる際、各案件の状況・進捗を正しく把握しておかなければなりません。

多くのことを抱え、孤独になりがちな経営者。抱えきれなくなったタスクは少しずつこぼれ落ちていくように・・・。タスク管理ツールが普及し、チームでも個人でもタスクを管理しやすくなってきたものの、管理ツールを導入してもなお「常に忙しい」「なぜかプロジェクトが停滞する」という状態から抜け出せない方も多いのではないでしょうか？

今回は、エニママを導入することでタスクの抜け漏れや、プロジェクトの停滞を解消した事例をご紹介します。

常に６０ほどの案件を抱える多忙な経営者。停滞するプロジェクト、請求処理漏れ、タスクの後回しが起きていた

経営者が全ての案件を管理しているG社。その案件やプロジェクトの数は６０以上もあり、各タスクの粒度はバラバラでした。対応期日が重なるものも多く、常に各案件の進捗状況やスケジュールを把握しておくのも困難な状態です。

G社の経営者は常にマルチタスク状態で、期日に余裕があるものや思考系タスク、苦手な事務処理はつい後回しになりがち。顧客から催促の連絡で、対応漏れに気づくケースも発生していました。

マルチタスクが常態化してしまい、「いつも何かに追われている」状況が精神的な負担にもなっていたのです。とはいえ、目の前の対応に追われているため改めて業務を整理する余裕はなく、任せられる人材もいませんでした。

業務を整理し、停滞しないよう進行の見守りを実施

そこでエニママを導入し、まずは業務の流れを整理して可視化することに。各案件・プロジェクトをタスクベースに分解し、スプレッドシートに整理しました。粒度がバラバラだったタスクも、全て細かく分解することで優先度・重要度・緊急度を明確にしていきます。さらに、週１回１時間、エニママとのミーティングを実施し、プロジェクトの進捗状況を共有。エニママのママが進捗状況をスプレッドシートに記録し、直近のタスク・スケジュールをリマインドします。

進捗が停滞しがちなものは「メールを開く」「返信をする」までタスクを分解してリスケジュールします。タスクをスモールステップに分解することで後回しにすることがなくなりました。

そして、業務を整理することで派生した小さな雑務はそのままエニママが代行。業務整理からタスクの進捗管理、処理を一貫して対応することで業務の上流部分もチーム内で情報共有され、安定したオペレーションを確立したのです。

分解できる作業系のタスクはスムーズに進むようになりましたが「思考系タスク」は、やはり後回しにしがちなことが分かりました。そこで、思考系タスクに充てる時間をスケジューリングし、その時間になったらビデオ会議を繋ぎ、リアルタイムで作業の進行を見守ることに。

エニママのママが作業時間に同席し、見守る、適度な相槌を打つのみの時間ですが、第三者の見守りがあるだけで適度なプレッシャーとなり「後回しにできなくなる」という効果がありました。

苦手だった事務処理の抜け漏れや、顧客からの催促がなくなり心理的な負担も減！

エニママによる、細かな業務整理・可視化・スケジューリング・見守りタイムの実施で、タスクの後回しや事務処理の抜け漏れがなくなりました。顧客からの催促で慌てて対応することもなくなり、心理的な負担が減った点もエニママ導入の効果でしょう。

自分自身が苦手だと思い込んでいたものも、実は分解・整理するなど仕組みを整えるだけで、驚くほどスムーズに進みます。自身の得意な業務に集中するために、苦手な作業やつい後回しにしてしまう業務はアウトソースするのも選択肢のひとつではないでしょうか。

といった声をいただいています。

常に忙しいのに何をアウトソースすれば良いか分からない..というケースもまずはご相談を

クライアントの抱える課題を分析し、解決策としての仕組みづくりをするのがエニママの特徴です。今回ご紹介した事例のように「アウトソースするほどでもない」と思っているタスク管理やスケジュール調整業務の課題も誰かに任せることで、解決するケースがあります。

常に忙しいけれど、何から手をつければ良いのか分からない、自社の課題の本質がどこにあるのかが分からないという場合も、まずはご相談ください。課題の分析から解決のための仕組みづくりまでサポートさせていただきます。

取材・記事執筆：AnyMaMa　朝本麻衣子
デザイン：under→stand CREATIVE　原井洋徳